出張旅費はどこまで非課税になるの? 運用上の留意点を解説します。

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こんにちは。東京・世田谷区、法人専門の税理士 藤村です。

出張手当・日当については、お客様からのご相談が多い部分です。

今回は、出張手当の税務上の取扱いについて解説します。

出張旅費は実費精算が原則

業務上の必要で出張に行った場合、交通費や宿泊代などの出張旅費は売上を上げるためにかかったコストですから、税務上も当然に経費(損金)になります。

そして、その金額は実際にかかった費用を従業員との間で精算して確定するのが原則。

つまり実費精算が基本です。

従業員から経費精算書と領収書の提出を受け、それに基づき経理処理するのが原則である点は、通常の立替経費の経理処理と何ら変わりません。

 

例外として、内規に基づき支給する出張旅費は非課税

原則は以上のとおりですが、出張では、宿泊代や出張先までの渡航費のほか、現地での交通費や通信費など細々とした出費がかかります。

これらの細々とした諸経費まで、出張の都度いちいち精算するのは面倒でしょう。

長期の出張になればなるほど、すべての経費を実費精算するのは、会社と従業員双方にとって大変な手間になります。

 

そこで、出張時の諸経費については、事前に内規で決められた出張旅費を従業員に支払うことで、経費精算を行わない運用も税務で認められています。

ここで支払われる出張旅費は、実費精算に基づくものではないので、本来的には従業員に対する給与となりますが、出張旅費規定で合理的な金額が定められており、当該規定に基づき支給されている場合には、非課税(源泉徴収不要)となります。

注意すべきは、非課税となるのはあくまで支給額が「合理的な金額」である場合に限られるという点です。

出張旅費規定さえあれば、いくらでも非課税となるわけではないので、その点は誤解のないようにしてください。

 

出張旅費を非課税とするための要件

では、出張旅費規定はどのように定めればよいのでしょうか。

税務上、出張旅費を非課税とするためには、その金額が「合理的な金額」であることが必要ですが、「合理的な金額」か否かは以下の2要件に照らして判断します。

  1. 支給額が、その支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか
  2. 支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。

ひとつ目の要件は、役員・使用人の間での支給額のバランスが取れているかという点。

ふたつ目の要件は、支給額が同業他社と比べて異常な水準にないかどうかという点。

「社内」および「社外」の2つの観点から、バランスの取れた内容になっているかどうかがポイントになります。

 

具体的にいくらまでなら大丈夫か?

税務上、明文で明らかにされているのは、以上のとおりですが、これだけでは具体的にいくらまでが非課税になるのか分かりませんよね。

具体的な金額は、会社で適切な金額を設定するしかないのですが、その際に参考になるのが、民間シンクタンクが公表している以下の統計データです。

 

以下で、この内容を見てみましょう。

(1)国内宿泊出張の場合

  • 日当の平均額:一般社員2,276円、部長2,809円、社長4,496円
  • 宿泊料の平均額:一般社員9,088円、部長10,078円、社長13,372円

 

(2)海外出張の場合

渡航地域によって異なりますが、最も高額な北米地域で

  • 日当の平均額: 一般社員4,979円、部長5,833円、役員7,029円
  • 宿泊料の平均額:一般社員14,042円、部長16,008円、役員17,851円

となっています。

 

予想では、一般社員と社長との間にもっと大きな格差があると思っていましたが、それほど大きな差はありませんね。

このデータを元に考えれば、「国内出張」で「宿泊料+日当」を支給する場合には、

  • 一般社員:12,000円〜13,000円
  • 部長:13,000円〜15,000円
  • 社長:18,000円〜20,000円
くらいが妥当な水準ではないでしょうか。

 

否認されるとどうなる?

最後に、税務調査で出張旅費を否認されるとどうなるかについてお話します。

出張旅費が「合理的な金額」でないとされ給与認定された場合、

  1. 源泉徴収義務違反
    →源泉所得税の追加納付が必要
  2. 消費税の仕入税額控除の否認
    →給与のため消費税は課税対象外となります
  3. 支給相手が役員の場合は、役員賞与となるため損金不算入

となります。

源泉所得税については、支給先の役員・従業員から所得税相当額の返還を受けるのが筋ですが、実務上はなかなか難しいかもしれません。その場合は、会社が自ら負担するしかありません。

仕入税額控除の否認、役員賞与認定がされた場合は、会社の課税所得に影響があります。その場合、修正申告で法人税、地方税の追加納付が必要となる場合もあります。

 

いずれにしても、出張旅費関連の支出は、税務調査でもよく見られるポイントです。

指摘があった場合にも合理的に反論できるよう、出張旅費規定の作成と運用は慎重に行いましょう。


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ABOUTこの記事をかいた人

東京都世田谷区の公認会計士・税理士 藤村千秋です。大手監査法人、M&Aコンサルティング、税理士法人を経て、2016年9月に独立開業しました。中小企業、ベンチャー企業に対する法人税務、資金繰り改善、経理業務効率化、M&A支援を得意としています。職員を雇わず、公認会計士・税理士である藤村が、すべてのお客様をサポートいたします。